Writing skill

五個寫好英文信的秘訣

每次打開電子信箱，準備寫英文e-mail時，腦袋會不會一片空白？

英文溝通已經成為全球化社會的必備工具，英文書信往來即是很重要的一環。但是，常常有人覺得自己的英文信，不是辭不達意，就是又臭又長。

其實，只要善用一些訣竅，就會讓一切不一樣。學會以下五種小技巧，讓你的英文信件看起來專業又漂亮！

1、簡潔文字

商業信件首重清楚明瞭，文字簡潔不拖泥帶水，許多介系詞就有這種功用。

to表示「為了」（in order to的省略），常用做一個句子的開頭，直接說明目的，例如To cut the company’s spending, we decided to eliminate one department. （為了減少公司的支出，我們決定刪減一個部門）。

with表示「有」，用with取代have或其他動詞，會讓句子更清楚。例如，The flow has become much larger after we used this system.（我們用了這個系統之後流量變的大多了），如果用with this system取代after的子句，整句就會更簡潔：The flow has become much larger with this system.。

2、善用「介系詞片語」

許多「介系詞片語」能清楚表示意思並且讓句子看起來更專業。

例如according to / on the basis of / in light of都表示「根據」或「按照」，because of / due to / owing to都指「因為」或「由於」。其它像是on behalf of「代表」，make use of「運用」，by means of「藉由」，as far as「就…的限度」或「在…的範圍」，at the risk of「冒著…的危險」…等。

這些好用的「介系詞片語」都可以讓你的句子看起來更加專業，唯一要注意的就是，這些片語後面都接名詞而非子句，例如I am here on behalf of my company. （我在這裡代表我的公司）。

3、用對「假設語氣」

在商用信件裡，if和would/could + have p.p.是最常見的「假設語氣」。if常用做假設可能發生的事，句子用「現在」或「未來」表示，例If the company earns more than 1,000,000, year-end bonuses will be doubled.（如果公司賺超過一百萬，年終獎金將會加倍）。本句前後時態差異是為了突顯事情先後的條件。

would/could + have p.p則表示和過去發生的事情相反，例如The sales number would have gone up if it had not been for the natural disaster.（要不是自天災，銷售數字應該會上升。）

4、「祈使句」讓句子漂亮

「祈使句」的重點就是「要求對方做…」，在信件往來很常用到，通常做為「強調」的用法。

例如：Notice that the shipment will be arrived in 5 days.（注意貨物將在五天後抵達）。如果本句前面再加上You should，雖然結構沒問題，但句子就顯得累贅。另外，Let me…「讓我…」也是很常見的開頭，例如Let me give you the catalogue regarding to the latest products.（這是最新產品的型錄）。

5、選對有邏輯關係的「副詞」

許多副詞都有轉折句意的功能，在句子之間可做為很好的潤滑劑。寫法上記得和「連接詞」區分，將副詞放在句首加上逗點，或者插入句中。

例如：Most of the employees, however, do come to work on time.（然而，大部份的員工都準時上班）。或者是Therefore, it is possible to boost the sales.（因此，增加銷售量是有可能的）。

還有一些好用的副詞如nonetheless「但是」，nevertheless「雖然如此」，otherwise「否則」，hence「因此」。

下回要寫英文信時，不妨在寫完後，再檢查一遍，有哪些地方是可以應用上述五個訣竅改得更漂亮的？只要調整小地方，立刻讓你的英文信專業大加分。